Let op: in verband met grote vraag naar de legal pakketten is de eerstvolgende intakemogelijkheid pas in juni 2021!

Mijn werknemer meldt zich ziek, waar moet ik AVG-technisch op letten?

Het is helemaal niet raar dat een werknemer zich een keer ziek moet melden. Zeker in het huidige tijdperk kan dit vaker voorkomen dan normaal. Hoe graag je ook wilt weten waar je als werkgever aan toe bent, toch mag je niet zomaar alles vragen of registreren. Daar komt namelijk de privacy wet om de hoek kijken.

Hoewel je vaak verplicht bent om een zieke werknemer door te betalen, zijn er een aantal zaken op het gebied van privacy, waar je rekening mee dient te houden. In dit artikel deel ik alles over ziekmeldingen en de AVG.

Grondslag ziekte en AVG
Iedere werknemer mag zoveel informatie voor zichzelf houden als gewenst. Medische- of gezondheidsgegevens vallen namelijk onder bijzondere persoonsgegevens. Dat is persoonlijke en gevoelige informatie, die je niet hoeft te delen. Deze gegevens mogen alleen verwerkt worden wanneer alle betrokkenen daar toestemming voor hebben gegeven. Maar er gelden natuurlijk ook uitzonderingen.

Uitzondering verwerking persoonsgegevens
Je moet een grondslag hebben voor het verwerken van persoonsgegevens en er moet een uitzonderingssituatie zijn zoals benoemd in artikel 9a van de AVG. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het vitaal belang. Hierbij is de verwerking essentieel voor iemands leven of gezondheid, zoals bij een grote ramp waarbij direct hulp nodig is.

Een vitaal belang kan ook een epidemie en de verspreiding hiervan zijn. Dit is momenteel natuurlijk enorm actueel. Echter mag de werkgever momenteel niet zomaar gegevens registreren. Het monitoren ligt in dit geval namelijk bij de GGD en de voorwaarde voor een vitaal belang is dat de persoon zelf geen toestemming kan geven voor de verwerking. Dat is vaak niet het geval bij deze patiënten.

De werkgever
Over het algemeen mag de werkgever geen gegevens over de gezondheid van zijn werknemers registreren of doorspelen naar de bedrijfsarts. Dit mag slechts met enkele gegevens, zoals lopende zaken of werkzaamheden van de zieke werknemer. Andere gegevens mogen, ook met toestemming, niet vastgelegd worden.

Uitzondering informatieverstrekking door werkgevers
Soms kan het wel noodzakelijk zijn om vrijwillig verstrekte informatie op te nemen. Bij ernstige aandoeningen als epilepsie kan je dit zelf of via de bedrijfsarts doorgeven. Het kan noodzakelijk zijn dat collega’s op de hoogte zijn en weten hoe te handelen in nood. Met deze huidige pandemie kan het handig zijn een directe collega van een zieke werknemer te informeren. Hiervoor is wel toestemming nodig en er is geen grondslag voor registratie. Het gaat dan alleen om informeren.

Ministeriële regeling
Op basis van de AVG heeft een werkgever dus geen recht om medische gegevens van een zieke werknemer te bewaren. Voor een arts is dit weer anders. Op 21 februari jl. heeft de minister voor Medische zorg een wetsvoorstel ingediend met betrekking op de wettelijke meldingsplicht. Op 28 februari is deze in werking getreden. In deze regeling is bepaald dat het huidige virus behoort tot groep A van de Wet publieke gezondheid. Dit maakt dat er een wettelijke meldingsplicht is. Wanneer een arts het virus vaststelt of vermoedt dat een patiënt dit heeft, dan moet dit gemeld worden bij de GGD. Daarnaast mag de arts deze persoon isoleren.

Wat kan je als werkgever doen?
Je mag alleen registreren dat je werknemer ziek is, maar niet wat er aan de hand is en je mag directe collega’s met toestemming informeren. Daarnaast mag je informeren wanneer de werknemer weer denkt te kunnen werken. Er mag niet gecontroleerd worden op klachten of koorts, maar ook niet naar de behandelingen en functionele beperkingen en mogelijkheden. Zo hoeft een werknemer ook niet gelijk een zwangerschap te delen. Maar jij, als werkgever, bent wel verantwoordelijk voor een gezonde werkomgeving. Dat kan soms een erg lastige situatie met zich meebrengen.

Mocht een werknemer wel delen wat de klachten zijn, dan mag je deze informatie alleen gebruiken om in te schatten of de bedrijfsarts gelijk ingeschakeld moet worden. In de huidige situatie kun je als werkgever kun je voorzorgsmaatregelen nemen en de adviezen van het RIVM in acht nemen. Zo kun je, waar mogelijk, je werknemers thuis laten werken.

Re-integreren
Wanneer een werknemer langer ziek is, moet je een plan van aanpak maken voor de re-integratie. Daarin kan je je laten bijstaan door de arbodienst of bedrijfsarts. Als er kans is op langdurig verzuim, moet je hierover geïnformeerd worden. Ook hiervoor gelden strenge privacyregels.

Zo mag een bedrijfsarts laten weten wat de werknemer wel of niet meer kan doen, de verwachte duur van het verzuim en wat de ernst van het verzuim is. Zij kunnen je ook adviseren over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die nodig zijn bij een re-integratie.

In dit traject kun je een rapport aanleggen, waarbij je de gegevens niet langer dan noodzakelijk mag bewaren. Dit geldt ook voor de bedrijfsarts die je hebt ingeschakeld.

– Verzuimgegevens mogen maximaal 2 jaar na de afloop van het arbeidscontract bewaard blijven. Dit geldt niet als je eigenrisicodrager voor de ziektewet bent, dan moet je ze 5 jaar bewaren, de bedrijfsarts 10 jaar.
– De bedrijfsarts mag dossiers over aanstellingskeuringen 6 maanden bewaren, andere dossiers maximaal 15 jaar. Is er sprake van beroepsziekte, dan mag het langer dan 15 jaar bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt maximaal 2 jaar.
– Re-integatiebedrijven mogen het medische deel maximaal 15 jaar bewaren, niet medische delen niet langer dan 2 jaar.

Wil je op de hoogte blijven van dit soort juridische feitjes? Schrijf je dan in voor de gratis Jurist op sneakermail

Of volg mij op Instragram!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.