Mag ik als werkgever in de mailbox van mijn werknemer kijken?

Checken van mailverkeer
Wanneer het controleren van de e-mail van belang is voor de voortgang van het werk, dan mogen die zakelijke e-mails gecontroleerd worden. Wel moet je als werkgever (of collega) rekening houden met de privacybescherming. De inbreuk op de privacy van je werknemer moet in verhouding staan met het belang van de werkgever. De hoeveelheid mails die je leest moet dus strikt noodzakelijk zijn en niet meer dan dat. Is er een andere manier om het werk voort te zetten? Dan moet altijd daarvoor gekozen worden. Wellicht is je werknemer, ondanks afwezigheid, wel in staat het werk volledig over te dragen. Hierdoor loop je als werkgever geen vertraging op maar hoef je ook de e-mails van een werknemer niet te lezen.

Reglement
Het is niet verplicht, maar omdat mailverkeer steeds belangrijker wordt, is het raadzaam een reglement rondom het e-mail en internet gebruik op te stellen voor werknemers. Hierin kun je dan aangeven in wat voor situaties je in de mailbox wilt kunnen en met welk doel. Dit kan eventuele problemen bij langdurige ziekte of ontslag voorkomen. Het is handig om vooraf je werk werknemers in te lichten dat mail gecheckt kan worden tijdens ziekte of vakantie. Je kunt dit opnemen in de arbeidsovereenkomst of in een ICT-gedragscode. Let er dan wel op dat deze regels bekend zijn bij de werknemer vóórdat deze de arbeidsovereenkomst ondertekent.

Meelezen en ontslag
Bij het lezen van de e-mail van een werknemer kan je als werkgever stuiten op een gegronde reden voor ontslag. Bijvoorbeeld omdat je vermoedt dat een werknemer het bedrijf schaadt of fraudeert. Echter kan de werknemer dit gebruiken bij een eventuele rechtszaak om het ontslag aan te vechten, zijn privacy is namelijk geschonden. De rechter zal dan tijdens een rechtszaak kijken of de informatie rechtmatig verkregen is. Anders dan bij het strafrecht kan mail niet worden uitgesloten als bewijs. Wel kan het leiden tot in welke mate het ontslag jou wordt aangerekend en kan het dus leiden tot een hogere transitie- of schadevergoeding.

Zakelijke en privé e-mail
Strikt gezien mag alleen zakelijke e-mail gelezen worden. Wanneer er een privé e-mail in de zakelijke mailbox staat, mag deze dus niet geopend worden. Het kan zijn dat er geen duidelijke scheiding is tussen zakelijke of privé mails. Dan loop je als werkgever risico een mail te openen die niet voor jouw ogen bedoeld is. Een werknemer moet er dan vanuit kunnen gaan dat deze e-mail dan direct gesloten wordt. Het is sowieso raadzaam privé e-mails zo min mogelijk via een zakelijk account te versturen (tenzij je natuurlijk zzp’er bent, dan maakt dat weinig uit). Als een van jouw werknemers wel met de zakelijke e-mail privé e-mails verstuurt, kan je als werkgever vragen de onbehandelde, zakelijke, mails door te sturen. Zo hoeft er niemand in de mailbox te kijken. Kan dit niet? Dan kan een vertrouwenspersoon ingeschakeld worden die privé en zakelijke mails van elkaar filtert.

Out of office reply
Is de afwezigheid gepland, bijvoorbeeld door vakantie, dan kan je de ‘out of office reply’ instellen. Hierin vermeld je hoelang je afwezig bent, wie er waarneemt en hoe deze persoon te bereiken is. Is de afwezigheid onvoorzien? Dan kan een vertrouwenspersoon deze functie activeren.

Ontslag
Wanneer een werknemer ontslagen is, moet het mailaccount zo snel mogelijk geblokkeerd worden. Er moet dan wel voor een maand een automatische reply zijn, waarin wordt vermeld dat deze persoon niet meer werkzaam is bij het bedrijf. Blijf je dit mailadres wel gebruiken? Dan valt dit onder naamvervalsing of – verduistering. Hetgeen strafbaar is. Indien mogelijk kun je de kwestie ‘sluiten van een mailbox’ regelen voor het definitieve vertrek. Zo kun je zelf privémails alvast verwijderen en zal niemand privémails kunnen lezen.

Meer weten over een arbeidsovereenkomst en hoe je dit soort bepalingen daarin opneemt?

Let hierop bij het tekenen van een arbeidsovereenkomst