Als een klant je factuur niet heeft betaald is dit natuurlijk erg vervelend.
Je stuurt nog een herinnering of een aanmaning, met een uiterlijke betaaldatum, maar de betaling blijft uit.
Op dat moment kan je een jurist of een incassobureau inschakelen. Maar hoe hoog mogen de incassokosten zijn die je doorberekent aan de klant?
Wet incassokosten
Hoeveel incassokosten je mag doorrekenen, bovenop het factuurbedrag, is wettelijk vastgelegd. Naast de verplichte incassokosten, mag je bij zakelijke klanten, ook extra kosten uit de algemene voorwaarden in rekening brengen. De hoogte van de incassokosten kunnen niet verlaagd worden door de rechter. In de Wet incassokosten is vastgesteld dat de incassokosten een percentage van het factuurbedrag is. Hierbij geldt een minimum van €40 en een maximum van €6775. Dit percentage wordt lager wanneer de vordering hoger wordt. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een zogenoemde staffel.
Wanneer mag ik incassokosten rekenen?
Wanneer je klant zakelijk handelt vanuit zijn beroep of bedrijf, mag je incassokosten rekenen zodra de gestelde betalingstermijn is verstreken. Echter, wanneer je klant een particulier is, gelden er andere regels. In dat geval moet de 14-dagen brief verzonden worden. Hierbij krijgt de klant 14 dagen de tijd om alsnog te betalen zonder bijkomende kosten. Gebeurt dit niet? Dan mag je incassokosten in rekening brengen. In deze brief moet je vermelden welke kosten je in rekening brengt als de klant niet betaalt, hoeveel incassokosten je rekent en wat het wettelijke maximum is. De 14 dagen termijn gaat in op de dag na ontvangst van de brief. Meestal is dit 2 dagen na de dagtekening.
Gaat het om meer dan één factuur of vordering? Dan tel je bedragen bij elkaar op en berekent de incassokosten over het totaalbedrag. Het kan voorkomen dat je klant al aangeeft niet in één keer te kunnen betalen. In dat geval is het berekenen van incassokosten onredelijk.
Wat je wel en niet in rekening mag brengen
Bovenop het openstaande factuurbedrag mag je alleen incassokosten in rekening brengen. Eventueel met btw, maar alleen wanneer je zelf btw-plichtig bent. Bij de Wet incassokosten gaat het om alle incassohandelingen, ongeacht wat dat normaal gesproken kost. Je kan dus geen andere kosten in rekening brengen zoals administratiekosten, dossierkosten of kosten voor het opvragen van informatie.
Hoogte incassokosten particulieren
Wanneer je klant een particulier is, mag je niet afwijken van de regels in zijn nadeel, wel in zijn voordeel. De incassokosten die je in dit geval mag rekenen zijn vastgelegd in een zogenoemde staffel. Je noemt de kosten altijd inclusief btw! Er mag geen rente over dit bedrag gerekend worden.
– Bij de eerste €2.500 geldt 15%, minimaal €40,-
– De volgende €2.500 geldt 10%
– De volgende €5.000 geldt 5%
– De volgende €190.000 geldt 1%
– De volgende €800.000 geldt 0,05% met een maximum van €6.775,-
Hoogte incassokosten ondernemers
Is je niet-betalende klant een ondernemer of zakelijke klant? Dan mag je wel van de regels afwijken. Dit moet schriftelijk zijn vastgelegd in je algemene voorwaarden. Hierbij kan je een bepaald percentage van het totaalbedrag rekenen of alle gemaakte kosten. Dit moet wel redelijk zijn. Het minimale bedrag van €40, en maximale bedrag van €6775, gelden in dit geval nog steeds.
Heb je hulp nodig met een wanbetaler? Stuur me dan even een berichtje.
Wil je zelf aan de slag? Hier vind je een voorbeeldbrief.