Niets is zo vervelend voor een ondernemer als een factuur die niet betaald wordt. Juist grotere bedrijven zijn hier eerder nalatig in.
Zeker in de huidige situatie, waarin we last hebben van financiële onzekerheid, wil je graag dat een factuur snel en volledig betaald wordt.
Hoe je hiervoor kan zorgen deel ik in deze blog.
Betalingstermijn benoemen
Benoem in je algemene voorwaarden, maar ook op de factuur zelf, welke betalingstermijn je hanteert. Zo kunnen hier geen misverstanden over ontstaan. Betalingstermijnen tussen bedrijven onderling en tussen bedrijven en overheden zijn wettelijk vastgelegd. In principe geldt hiervoor 30 dagen, tenzij anders geregeld in een overeenkomst of in je algemene voorwaarden. De maximale termijn is 60 dagen. Dit is echter alleen toegestaan als aangetoond kan worden dat het voor geen van de partijen nadelig is. Zelf raad ik altijd een betalingstermijn van maximaal 14 dagen.
Algemene voorwaarden gebruiken
Met goed opgestelde algemene voorwaarden sta je sterker. Deze voorwaarden moet je op tijd en op de juiste manier overhandigen aan de tegenpartij. Neem in deze voorwaarden niet alleen de betalingstermijn op, maar ook de betalingswijze, wat de gevolgen zijn als de klant niet op tijd betaalt en wie er opdraait voor onverhoopte gerechtelijke kosten. Eveneens kun je in de algemene voorwaarden een eigendomsvoorbehoud opnemen. Hiermee leg je vast dat de klant pas eigenaar is van het geleverde product als de factuur volledig is voldaan. Gebeurt dit niet, dan kan je het product weer terugeisen.
Duidelijke facturen
Natuurlijk is het belangrijk om duidelijke facturen te sturen. Hierbij gaat het om snel en correct werken. Zodra je klaar bent met de opdracht verstuur je de factuur naar je klant. Je bent nog on top of mind. Uiterlijk voor de 15e van de maand na levering moet je je factuur versturen. De zogenaamde uitreikingsdatum, die bepalend is voor de belastingdienst. Vermeld niet alleen je eigen bedrijfs- en betaalgegevens, maar ook die van de klant. Evenals een ordernummer. Op een factuur benoem je duidelijk welke producten of diensten zijn afgenomen en wat de leverdatum en betalingstermijn zijn. Zorg dat dit er overzichtelijk uitziet zodat de klant daar niet over kan vallen. En wikkel eventuele klachten direct af, dit is vaak een reden voor een klant om niet te betalen.
Herinnering en/of aanmaning sturen
En is het dan echt zover dat het tóch om een wanbetaler gaat Een optie is om te stoppen met de levering (mits dit in je voorwaarden staat natuurlijk, anders kan je klant over de levering gaan ‘klagen’. Dit is een duidelijk signaal naar de klant. Is de betalingstermijn verlopen? Stuur dan eerst een vriendelijke herinnering, die eventueel gevolgd wordt door een aanmaning. Doe dit altijd schriftelijk, zodat er bewijs van is.
Na deze herinnering kun je de klant opbellen. Op die manier heb je persoonlijk contact en kan je wellicht makkelijker achterhalen waarom betaling uitblijft. Een volgende stap is om de klant in een brief in gebreke te stellen (dit hoeft niet als je klant een bedrijf is, dit is alleen verplicht bij consumenten). Dit is een schriftelijke aanmaning met een laatste kans op betaling. Er moet hiervoor een redelijke termijn van nakoming voor worden gesteld. Beschrijf duidelijk wat je vordert en waarom. Laat ook weten dat, wanneer de betaling nog steeds uitblijft, je genoodzaakt ben een incassobureau (of mij ;-)) in te schakelen. De extra kosten zijn voor rekening van de klant.
Kom je er tijdens dit traject achter dat de klant (nog) niet de financiële middelen heeft om de factuur te voldoen? Dan kun je een betalingsregeling treffen. Je geeft de klant meer ademruimte en hebt meer kans toch betaald te krijgen. Dit is overigens niet verplicht!
Heb jij last van een hardnekkige wanbetaler? Stuur me dan even een berichtje.