Eerste stappen bij ingebrekestelling
Natuurlijk kun je niet direct gerechtelijke stappen nemen wanneer iemand jouw facturen niet op tijd heeft betaald:

1) Is 3 dagen na de verstreken factuurdatum, hoe lang dit is ligt aan jouw betaaltermijn, nog niet betaald? Dan kun je het beste telefonisch of per e-mail contact opnemen met de klant en deze vriendelijk eraan herinneren. Er kan immers een goede reden zijn, bijvoorbeeld het over het hoofd zien van de factuur. Op dat moment kun je een uiterlijke datum afspreken wanneer de factuur betaald moet zijn. Je kunt de debiteur daar 7 dagen voor geven.

2) Is er na die datum nog niet betaald, dan stuur je een tweede herinnering per mail of post. Hierin kun je verwijzen naar het eerder gevoerde telefoon gesprek. Maak de betaaltermijn in dat geval nog korter dan het termijn uit je eerste herinnering.

3) Betaalt de klant dan nog niet? Dan is de volgende stap een sommatie. Deze brief noem ik altijd de 14-dagen-brief. Hierbij stel je de klant in gebreke en laat je weten dat je gerechtelijke stappen gaat nemen, waarbij alle kosten voor de klant zijn. De buitengerechtelijke incassokosten komen dan voor rekening van jouw niet-betalende klant.

Minnelijk incassotraject
Het prettigste is wanneer het openstaande bedrag in deze fase wordt geïnd. Er komt dan nog geen rechtszaak bij kijken. Via brieven en telefoontjes wordt door de jurist geprobeerd een betaling af te dwingen. Ook kan het zijn dat er betalingsafspraken gemaakt worden, bijvoorbeeld betalen in termijnen. In de eerste incassobrief wordt de debiteur aangemaand de vordering te voldoen, verhoogd met de wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten. Er wordt genoemd om welke vordering het gaat en aan wie hij het bedrag verschuldigd is. Daarnaast staat er ook in hoeveel al is voldaan en welk bedrag aan wettelijke rente en buitengerechtelijke kosten in rekening worden gebracht. Is de betaling nog niet voldaan na deze brief en eventueel telefonisch contact? Dan gaat het incassotraject de gerechtelijke fase in. Je kunt er echter ook voor kiezen het dossier te sluiten.

Gerechtelijk incassotraject
Deze fase start door het sturen van een dagvaarding, een datum waarop de debiteur voor de rechter moet verschijnen. In de dagvaarding wordt ook genoemd om welke vordering het gaat en het te betalen bedrag. Er staat ook een verzoek in om de debiteur te veroordelen tot het betalen van de proceskosten (de kosten om de dagvaarding te laten betekenen en het aanbrengen van de dagvaarding bij de rechtbank). In een conclusie van antwoord kan de debiteur laten weten waarom hij/zij vindt de vordering niet te hoeven betalen. Dan beslist de rechter of er een zitting nodig is, maar meestal wordt het schriftelijk afgerond. Reageert de debiteur niet en komt hij ook niet op de zitting, dan wordt deze sowieso veroordeeld. Er is daarna een mogelijkheid tot beslaglegging op bijvoorbeeld het loon of beslaglegging op goederen van de debiteur.

Wanbetalers voor zijn
Nog beter is het om wanbetalers voor te zijn. Hiervoor kun je een aantal dingen doen. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk dat je een goede en complete factuur verstuurd. Hierop moet duidelijk de geleverde dienst worden aangegeven en je KvK- en BTW-nummer. Daarnaast is het belangrijk dat je zelf je administratie goed bijhoudt. Houd dus ook in de gaten dat je jouw facturen op tijd verzend. Wat ook een optie kan zijn is een aanbetaling/vooruitbetaling. Hiermee heb jij zekerheid over de betaling. Het is echter een risico voor de klant, zij moeten er vanuit gaan dat je je afspraken na komt. Als bedrijf is het ook verstandig om algemene voorwaarden te hebben en deze voorafgaand aan je opdracht aan je klant te verstrekken en van toepassing te verklaren. Hierin kun je de consequenties opnemen wat er gebeurt als de betalingstermijn overschreden wordt.

Veritas Wanbetaler pakket
Als je als ondernemer zelf graag de touwtjes in handen houdt, en zelf achter openstaande facturen aan wilt gaan heb ik binnenkort een fijn hulpmiddel voor je. Omdat niet iedere ondernemer weet wat er in een juiste herinnering, tweede herinnering en 14-dagen-brief moet staan ben ik bezig met het ontwikkelen van een wanbetaler-pakket. Een pakket met alle benodigde brieven, uitgebreide uitleg over het te volgen traject en een stappenplan. Op die manier kun jij zelf jouw openstaande vorderingen afhandelen en ben je zeker van een goed en duidelijk incassotraject.

Heb jij last van wanbetalers en weet je niet meer wat je moet doen? Ik help je graag!