Bij het verkopen van producten en diensten, heb je te maken met het verwerken van persoonsgegevens. Dit wil je zo goed mogelijk beschermen, waarvoor je een privacyverklaring nodig hebt. Maar wat is dat?
En mag je zo’n verklaring zelf opstellen met een generator, hoe gebruik je ‘m en waar plaats je dan die privacyverklaring? Ik neem je mee in het proces.
Wat is een privacyverklaring?
Een privacyverklaring is een eenzijdig informatief bericht aan je (potentiële) klanten over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Je geeft aan waarom en door wie de persoonsgegevens worden verwerkt en hoelang je de informatie bewaart. De klant kan aan de hand hiervan besluiten wel of niet gebruik te maken van je dienst en een overkomst aangaan.
Privacyverklaring maken met een generator
Op internet zijn er meerdere generatoren te vinden om zelf een privacyverklaring op te zetten. Die helpen je met de basistekst, maar daarmee is de verklaring nog niet compleet. Deze moet namelijk altijd nog aangepast worden aan wat voor jouw bedrijf van toepassing is. Daarnaast is een belangrijk onderdeel van de privacyverklaring de wettelijke grondslag. Daar houdt een generator geen rekening mee.
Vind je het zelf lastig om de privacyverklaring op te stellen, dan kan ik je daar natuurlijk altijd bij helpen.
Waar plaats ik de privacyverklaring?
De privacyverklaring moet je al ‘overhandigen’ op het moment dat je de persoonsgegevens ontvangt. Eigenlijk dus zodra iemand je website bezoekt. De privacyverklaring moet schriftelijk zijn en makkelijk vindbaar zijn. Het is daarom belangrijk hem zichtbaar op je site te plaatsen of te overhandigen (meesturen) bij het uitbrengen van de offerte.
Je kunt ook gebruik maken van pop-up meldingen op je website met een toelichting bij elke toestemmingsvraag. Daarnaast kan je ook gebruik maken van een hyperlink naar de privacyverklaring onderaan elke pagina. Bij een webshop moet je ook in het bestelproces linken naar het document. Bovendien moet je hem ook vermelden bij je contactformulier. Mailen mensen je direct en niet via je website? Dan zou je hem ook nog in je handtekening van je mail kunnen zetten.
Is een privacyverklaring verplicht?
Een privacyverklaring is verplicht vanuit de AVG, wanneer je persoonsgegevens verwerkt. Daarmee valt het onder de informatieplicht die je hebt naar je klanten. Benoem hierin duidelijk wat je privacybeleid is en wat je met de verzamelde gegevens doet. Maar ook waarvoor je deze gebruikt.
Samengevat vermeld je:
• dat je persoonsgegevens verwerkt
• welke persoonsgegevens je verwerkt
• waarom je de gegevens verwerkt
• wat zijn de rechten en plichten rondom de persoonsgegevens
Zorg er daarnaast voor dat het een beknopte, transparante, tekst is die iedereen begrijpt. Geen moeilijk juridisch jargon dus, maar gewoon makkelijke Jip- en Janneke taal.
Heb jij al een privacyverklaring?