We kennen allemaal wel die ene klant of medewerker, waarmee je het liefst niet opnieuw een overeenkomst aan zou gaan. Bijvoorbeeld omdat ze niet (op tijd) betalen, iets kapot maken, of waarvan je duidelijk doorhebt dat diegene niet eerlijk tegen je is.
Maar mag je een zwarte lijst maken om dit voor te zijn? En zo ja, mag je deze dan delen? Ik leg het je in deze blog uit.
Zwarte lijst
Zwarte lijsten zijn ideaal om iemand uit te sluiten van jouw diensten en/of bedrijf. Bovendien kun je aan de hand daarvan anderen waarschuwen voor de personen die hierop staan. Je kunt dus bepalen of je op grond van de lijst iemand nog toelaat in je hotel of winkel.
Op deze lijst staan niet alleen de namen, maar ook strafrechtelijke gegevens van de persoon die ongewenst gedrag liet zien. Daarom moet je de persoon die je op de zwarte lijst zet, altijd inlichten.
Privacy of bedrijfsbelang
Wanneer je iemand op de zwarte lijst zet, kun je daarmee de privacy van deze persoon schaden. Daarom is het niet zonder risico om zo’n lijst op te stellen. Je moet hierbij een goede afweging maken tussen het belang voor je bedrijf en de privacy van de ander. Daarnaast moet je opletten dat je niet onterecht iemand op de zwarte lijst zet. Dit kan namelijke grote gevolgen hebben voor diegene bij het vinden van een baan of het afsluiten van een hypotheek. Doe je dit niet, dan loop je kans op een hoge boeten van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Je moet daarom aan 3 voorwaarden voldoen om er één te mogen maken:
• De zwarte lijst moet noodzakelijk zijn om het bedrijfsbelang te waarborgen. Er zijn wellicht ook andere manieren om iemand te weren. Dus kan je het belang van het bedrijf op een andere manier waarborgen die minder ingrijpend is? Dan mag je geen zwarte lijst opstellen. Voorkom bijvoorbeeld dat iemand een account voor je webshop aan kan maken.
• Er moet een gerechtvaardigd belang zijn, zoals het signaleren van overlast, of het identificeren van fraudeurs. Een belang is gerechtvaardigd als het recht is opgenomen, wordt erkend en beschermd. En wat is het belang van de ander om niet op deze lijst te staan? Zo mag je iemand aansprakelijk stellen voor schade of oplichting tegengaan. Dit kan interessant zijn als je bedrijf een monopolie heeft over een dienst of product.
• Je moet duidelijk hebben waarom het bedrijfsbelang zwaarder weegt dan de privacy waarborging van de persoon. Bijvoorbeeld het financiële belang van je bedrijf tegenover de privacy van je klant. Hoe ernstig zijn de vergrijpen en wat zijn de gevolgen van de zwarte lijst?
Protocol
Ook moet je bij het opstellen van een zwarte lijst je houden aan een protocol. Hierin moet je vermelden welke persoonsgegevens je verzamelt en op welke manier, maar ook hoe deze worden opgeslagen. Deze informatie moet voor iedereen te begrijpen zijn. En je moet duidelijk maken wat het doel is van de lijst, zoals het tegengaan van bijvoorbeeld fraude. Een ander belangrijk gegeven is het doel van de zwarte lijst, wat de noodzaak is om dit middel in te zetten en wie waarvoor verantwoordelijk is bij het naleven van de zwarte lijst.
Inzage in de lijst
Hiervoor is er een verschil tussen het intern en extern delen van de zwarte lijst. Voor het intern delen is geen protocol verplicht, toch wordt dit wel geadviseerd. Zo loop je geen risico bij een controle. Op die manier kun je zorgvuldigheid aantonen. Kun je dit niet? Dan riskeer je een erg hoge boete van de Autoriteit Persoonsgegevens, maar ook claims van betrokkenen.
Wil je de zwarte lijst delen met collega’s en concurrenten waarbij de (strafrechtelijke) gegevens en het onrechtmatige gedrag benoemd worden? Dan moet je deze bij de Autoriteit Persoonsgegevens registreren en heb je een vergunning nodig. Zonder deze vergunning mag je de lijst niet delen en riskeer je een boete. Dit omdat je te maken hebt met maatschappelijk belang. Daarnaast moet de lijst voldoen aan de AVG, en de uitvoeringswet AVG. De andere partij, met wie je de lijst wilt delen, moet echter wel aangesloten zijn bij de zwarte lijst. Bijvoorbeeld binnen de hotelbranche.
Zomaar even een lijstje maken met wanbetalers en deze delen met jouw klanten en/of business buddy’s is dus níet toegestaan.