Let op: in verband met grote vraag naar de legal pakketten is de eerstvolgende intakemogelijkheid pas in juni 2021!

Een fout op mijn factuur, wat nu?

Een fout maken op je factuur is niet fijn, maar het kan gebeuren! Wanneer je deze nog niet hebt verstuurd en verwerkt kun je deze, zonder problemen, verwijderen en een nieuwe maken. Heb je hem al wel verwerkt? Dan gelden er andere regels.

Facturen mogen herzien worden, aangezien het geen wettelijk bindend document is. Het is enkel een betaalverzoek, die ten grondslag ligt aan een onderliggende overeenkomst. Deze kan zowel mondeling als schriftelijk gemaakt zijn. Die afspraak blijft gewoon staan bij het wijzigen van je factuur.

Creditnota
Wanneer het factuurbedrag niet klopt, mag je een factuur niet zomaar opnieuw maken. Je moet dan een creditnota opstellen. Dit geldt ook wanneer je onterecht btw hebt berekend of het verkeerder tarief toepast. Hierop staat een negatief bedrag, om het bedrag op je nieuwe factuur mee te verminderen. Samen met je factuur vormt deze creditnota de eindfactuur.

Wat je ook kunt doen is de oude factuur volledig crediteren. Dan vervalt de factuur. Daarna kun je een nieuwe factuur opstellen, waarop alles wel klopt. De eerste factuur, met creditnota moeten apart worden verwerkt. Bij een creditnota nummer je gewoon verder en verander je ‘factuur’ naar ‘creditfactuur’. Bij de meeste boekhoudprogramma’s gaat dit vanzelf en is het heel eenvoudig te fixen. In de begeleidende brief kun je verwijzen naar het oorspronkelijke factuurnummer en welk deel gecrediteerd wordt of dat de hele factuur komt te vervallen.

Debetnota
Andersom kan het ook gebeuren dat je te weinig hebt gefactureerd. In dat geval stel je een debetnota op. Dit houdt een verhoging van de eerste factuur in. De klant hoeft niet zomaar akkoord te gaan en kan hier tegenin gaan. Evenals bij ‘gewone’ facturen. Stuur altijd een bericht mee waarin je uitlegt waarom de factuur gewijzigd is. En pas het woord ‘factuur’ aan naar ‘herziene factuur’. Achter het factuurnummer, deze blijft hetzelfde als in de oorspronkelijke factuur, zet je een H van herzien. Door de wijzigingen te markeren, zijn deze in een opslag duidelijk.

Btw op de factuur
Klopt het btw-bedrag of btw-nummer op je factuur niet? Dan mag deze officieel niet worden afgetrokken. Dit heeft invloed op je btw-aangifte. In dat geval kun je beter een nieuwe, juiste factuur sturen. Doe je dit niet, dan loop je het risico op een verzuimboete. Dit kan tot in de duizenden euro’s lopen.

Als ‘niet verzonden’ beschouwen
Kom je al snel na het versturen achter de fout, dan kun je de klant contacteren en vragen de factuur als ‘niet verzonden’ te beschouwen. Bevestig dit akkoord dan allebei per mail. Op dat moment kun je een nieuwe factuur gaan versturen.

Late klacht
Is je klant het niet eens met een factuur, dan is er de klachtplicht welke je kunt opnemen in je algemene voorwaarden. Laat je klant dit niet tijdig weten, dan gaat hij of zij dus automatisch akkoord met de factuur die er ligt. Het is echter beter het niet zover te laten komen, en zelf de factuur te corrigeren, ook wanneer je klant niet binnen de klachttermijn klaagt. Wanneer een klant de fout zelf ontdekt, blijft betaling namelijk snel uit.

Boetes
Als je volgens de Belastingdienst verplicht bent facturen te versturen, is het belangrijk dat deze compleet en juist zijn. Zo niet, dan loop je het risico op een boete. Maar wat staat er dan op een juiste factuur?

Je benoemt de volgende punten:
• Een kloppende naam, bedrijfsnaam, adresgegevens van de klant
• Omschrijving van het afgenomen artikel en de hoeveelheid of de afgenomen dienst
• Het totaalbedrag, het juiste btw tarief en het btw bedrag
• Je bedrijfsgegevens
• Je btw-ID en kvk-nummer
• Je rekeningnummer
• De factuurdatum
• Een opvolgend factuurnummer

Krijg je zelf een factuur die niet aan de wettelijke eisen voldoet? Betaal dan niet en neem contact op met de ondernemer om naar een juiste factuur te vragen.

Heb je vragen over deze blog? Stuur me dan een berichtje!

Tips om wanbetalers te voorkomen

Niets is zo vervelend voor een ondernemer als een factuur die niet betaald wordt. Juist grotere bedrijven zijn hier eerder nalatig in.

Zeker in de huidige situatie, waarin we last hebben van financiële onzekerheid, wil je graag dat een factuur snel en volledig betaald wordt.

Hoe je hiervoor kan zorgen deel ik in deze blog.

Betalingstermijn benoemen
Benoem in je algemene voorwaarden, maar ook op de factuur zelf, welke betalingstermijn je hanteert. Zo kunnen hier geen misverstanden over ontstaan. Betalingstermijnen tussen bedrijven onderling en tussen bedrijven en overheden zijn wettelijk vastgelegd. In principe geldt hiervoor 30 dagen, tenzij anders geregeld in een overeenkomst of in je algemene voorwaarden. De maximale termijn is 60 dagen. Dit is echter alleen toegestaan als aangetoond kan worden dat het voor geen van de partijen nadelig is. Zelf raad ik altijd een betalingstermijn van maximaal 14 dagen.

Algemene voorwaarden gebruiken
Met goed opgestelde algemene voorwaarden sta je sterker. Deze voorwaarden moet je op tijd en op de juiste manier overhandigen aan de tegenpartij. Neem in deze voorwaarden niet alleen de betalingstermijn op, maar ook de betalingswijze, wat de gevolgen zijn als de klant niet op tijd betaalt en wie er opdraait voor onverhoopte gerechtelijke kosten. Eveneens kun je in de algemene voorwaarden een eigendomsvoorbehoud opnemen. Hiermee leg je vast dat de klant pas eigenaar is van het geleverde product als de factuur volledig is voldaan. Gebeurt dit niet, dan kan je het product weer terugeisen.

Duidelijke facturen
Natuurlijk is het belangrijk om duidelijke facturen te sturen. Hierbij gaat het om snel en correct werken. Zodra je klaar bent met de opdracht verstuur je de factuur naar je klant. Je bent nog on top of mind. Uiterlijk voor de 15e van de maand na levering moet je je factuur versturen. De zogenaamde uitreikingsdatum, die bepalend is voor de belastingdienst. Vermeld niet alleen je eigen bedrijfs- en betaalgegevens, maar ook die van de klant. Evenals een ordernummer. Op een factuur benoem je duidelijk welke producten of diensten zijn afgenomen en wat de leverdatum en betalingstermijn zijn. Zorg dat dit er overzichtelijk uitziet zodat de klant daar niet over kan vallen. En wikkel eventuele klachten direct af, dit is vaak een reden voor een klant om niet te betalen.

Herinnering en/of aanmaning sturen
En is het dan echt zover dat het tóch om een wanbetaler gaat Een optie is om te stoppen met de levering (mits dit in je voorwaarden staat natuurlijk, anders kan je klant over de levering gaan ‘klagen’. Dit is een duidelijk signaal naar de klant. Is de betalingstermijn verlopen? Stuur dan eerst een vriendelijke herinnering, die eventueel gevolgd wordt door een aanmaning. Doe dit altijd schriftelijk, zodat er bewijs van is.

Na deze herinnering kun je de klant opbellen. Op die manier heb je persoonlijk contact en kan je wellicht makkelijker achterhalen waarom betaling uitblijft. Een volgende stap is om de klant in een brief in gebreke te stellen (dit hoeft niet als je klant een bedrijf is, dit is alleen verplicht bij consumenten). Dit is een schriftelijke aanmaning met een laatste kans op betaling. Er moet hiervoor een redelijke termijn van nakoming voor worden gesteld. Beschrijf duidelijk wat je vordert en waarom. Laat ook weten dat, wanneer de betaling nog steeds uitblijft, je genoodzaakt ben een incassobureau (of mij ;-)) in te schakelen. De extra kosten zijn voor rekening van de klant.

Kom je er tijdens dit traject achter dat de klant (nog) niet de financiële middelen heeft om de factuur te voldoen? Dan kun je een betalingsregeling treffen. Je geeft de klant meer ademruimte en hebt meer kans toch betaald te krijgen. Dit is overigens niet verplicht!

Heb jij last van een hardnekkige wanbetaler? Stuur me dan even een berichtje.

Wat zijn auteursrechten?

Een schrijver, kunstenaar, fotograaf of webdesigner heeft het auteursrecht op (het publiceren van) zijn (of haar) werk. Eigenlijk dus een soort copyright.

Regels hierover zijn vastgelegd in de auteurswet van 1912.

Maar wat houdt het in en hoe ontstaat het auteursrecht?

Wat is auteursrecht?
Het auteursrecht houdt in dat alleen de maker het gemaakte werk openbaar mag maken en mag verveelvoudigen. Bij het uitgeven van boeken moet er bijvoorbeeld eerst toestemming worden gegeven aan de uitgeverij om het te drukken.

Elk werk dat iemand heeft verzonnen is beschermd als:

• Het persoonlijk en origineel is en niet lijkt op een werk van een ander;
• Het is te zien, te horen of te lezen;
• Het is geen nieuw technisch product of proces, want dit valt onder het octrooirecht.

Het gebruik van een copyright teken mag, maar is niet nodig. Wel kan je dit doen in combinatie met het jaar van publicatie en je naam. Dan is voor anderen duidelijk wie de maker is en waar toestemming gevraagd moet worden voor het gebruik van het werk. Dan heb je nog het leenrecht. Dit geldt voor het uitlenen in bijvoorbeeld een bibliotheek, spelotheek of kunstuitleen. Je betaalt dan een vergoeding aan stichting leenrecht.

Wanneer je een portret van iemand maakt heb je het auteursrecht, maar niet het portretrecht. Dit laatste geeft de persoon op de foto recht publicatie te verbieden. Hiervoor moet dus toestemming gevraagd worden.

Hoe ontstaat het auteursrecht?
Auteursrecht ontstaat op het moment dat je een werk hebt gemaakt. Dit hoeft nergens aangevraagd of geregistreerd te worden en geldt internationaal. Het auteursrecht kun je wel verkopen of het kan geërfd worden. Zeventig jaar na de dood van de auteur verdwijnt het auteursrecht automatisch. Wanneer de maker onbekend is, geldt een termijn van 70 jaar na de eerste publicatie.

Daarnaast heb je te maken met het naburig recht. Dit beschermt iedereen die het werk van de maker uitvoert. Denk aan acteurs, muzikanten of een omroep. De uitvoerend kunstenaar moet toestemming geven voor uitvoering, uitzending en verkoop. Ook dit recht kan worden overgedragen en vervalt na 50 jaar. Voor een musicus of muziekproducent is dit 70 jaar.

Wie heeft er recht op auteursrecht?
De maker van het werk is de auteursrechthebbende. Dit geldt echter niet altijd. Maak je als werknemer iets in opdracht, dan berust het auteursrecht bij de werkgever. Dit geldt alleen voor werknemers in dienstverband. In het arbeidscontract kun je hierover uitzonderingen vastleggen. Een ZZP’er die in opdracht van iemand iets vervaardigt behoudt zelf het auteursrecht. In een eventueel contract of via aanvullende voorwaarden kan je dit anders bepalen. Het auteursrecht kan worden overgedragen of in licentie gegeven worden. Dit kan alleen schriftelijk, waarbij beide partijen een akte moeten onderteken waarin je vermeld wat precies wordt overgedragen en onder welke voorwaarden.

Auteurscontractenrecht
Naast auteursrecht heb je nog het auteurscontractenrecht. Dit beschermt makers die afhankelijk zijn van exploitanten om het bekend te maken bij een publiek. Hiervoor dien je een overeenkomst op te stellen en betaalt de exploitant een vergoeding. De maker heeft:

• recht op een vergoeding;
• recht op een hogere vergoeding wanneer het werk succesvol wordt (bestsellers verklaring);
• het recht de overeenkomst te verbreken als het beeld niet genoeg naar buiten wordt gebracht;
• het recht onredelijke eisen in het exploitatiecontract te vernietigen.

Iemands werk gebruiken
Het werk van iemand anders gebruiken mag dus alleen met toestemming. Dit is niet nodig wanneer je gebruik maakt van het citaatrecht. Zonder toestemming mag je een deel van andermans werk gebruiken in een aankondiging, bespreking of artikel. Dit is het citaatrecht. Hieraan zijn wel voorwaarden verbonden:

• het citaat mag alleen dienen als verduidelijking. Je dient een bron te vermelden.
• bij bespreking van het werk van een kunstenaar mag een afbeelding worden opgenomen. Het mag niet als versiering dienen.

Een foto maken van een werk aan een openbare weg mag wel. Deze mag ook gebruikt worden in een advertentie of folder. Ook als versiering.

Consequenties inbreuk op auteursrecht
Veel ‘makers’ zijn aangesloten bij auteursrechtorganisaties. Hierbij kun je lid worden en krijg je toestemming gebruik te maken van de werken. Je betaalt immers een vergoeding voor je lidmaatschap.

Wanneer je geen toestemming vraagt en een werk toch gebruikt, kan dit consequenties hebben waar je niet heel blij van wordt. Dit kan zelfs leiden tot strafrechtelijke vervolging.

• pleeg je opzettelijk inbreuk riskeer je een celstraf van maximaal 6 maanden of een geldboete van maximaal €11.345,-
• opzettelijk inbreuk in het kader van beroep of bedrijf levert een celstraf van maximaal 4 jaar en een geldboete van €45.378,- op.
• niet opzettelijk inbreuk plegen, maar het wel had kunnen weten: een geldboete van €4.537,80.

Een strafrechtelijke vervolging ligt niet altijd meteen op de loer, vaak kun je een sommatiebrief verwachten met een schadevergoeding en een boetebedrag.

Heb jij last van iemand die jouw auteursrecht schendt? Stuur me even een berichtje!

Hoe hoog mogen incassokosten zijn?

Als een klant je factuur niet heeft betaald is dit natuurlijk erg vervelend.

Je stuurt nog een herinnering of een aanmaning, met een uiterlijke betaaldatum, maar de betaling blijft uit.

Op dat moment kan je een jurist of een incassobureau inschakelen. Maar hoe hoog mogen de incassokosten zijn die je doorberekent aan de klant?

Wet incassokosten
Hoeveel incassokosten je mag doorrekenen, bovenop het factuurbedrag, is wettelijk vastgelegd. Naast de verplichte incassokosten, mag je bij zakelijke klanten, ook extra kosten uit de algemene voorwaarden in rekening brengen. De hoogte van de incassokosten kunnen niet verlaagd worden door de rechter. In de Wet incassokosten is vastgesteld dat de incassokosten een percentage van het factuurbedrag is. Hierbij geldt een minimum van €40 en een maximum van €6775. Dit percentage wordt lager wanneer de vordering hoger wordt. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een zogenoemde staffel.

Wanneer mag ik incassokosten rekenen?
Wanneer je klant zakelijk handelt vanuit zijn beroep of bedrijf, mag je incassokosten rekenen zodra de gestelde betalingstermijn is verstreken. Echter, wanneer je klant een particulier is, gelden er andere regels. In dat geval moet de 14-dagen brief verzonden worden. Hierbij krijgt de klant 14 dagen de tijd om alsnog te betalen zonder bijkomende kosten. Gebeurt dit niet? Dan mag je incassokosten in rekening brengen. In deze brief moet je vermelden welke kosten je in rekening brengt als de klant niet betaalt, hoeveel incassokosten je rekent en wat het wettelijke maximum is. De 14 dagen termijn gaat in op de dag na ontvangst van de brief. Meestal is dit 2 dagen na de dagtekening.

Gaat het om meer dan één factuur of vordering? Dan tel je bedragen bij elkaar op en berekent de incassokosten over het totaalbedrag. Het kan voorkomen dat je klant al aangeeft niet in één keer te kunnen betalen. In dat geval is het berekenen van incassokosten onredelijk.

Wat je wel en niet in rekening mag brengen
Bovenop het openstaande factuurbedrag mag je alleen incassokosten in rekening brengen. Eventueel met btw, maar alleen wanneer je zelf btw-plichtig bent. Bij de Wet incassokosten gaat het om alle incassohandelingen, ongeacht wat dat normaal gesproken kost. Je kan dus geen andere kosten in rekening brengen zoals administratiekosten, dossierkosten of kosten voor het opvragen van informatie.

Hoogte incassokosten particulieren
Wanneer je klant een particulier is, mag je niet afwijken van de regels in zijn nadeel, wel in zijn voordeel. De incassokosten die je in dit geval mag rekenen zijn vastgelegd in een zogenoemde staffel. Je noemt de kosten altijd inclusief btw! Er mag geen rente over dit bedrag gerekend worden.

– Bij de eerste €2.500 geldt 15%, minimaal €40,-
– De volgende €2.500 geldt 10%
– De volgende €5.000 geldt 5%
– De volgende €190.000 geldt 1%
– De volgende €800.000 geldt 0,05% met een maximum van €6.775,-

Hoogte incassokosten ondernemers
Is je niet-betalende klant een ondernemer of zakelijke klant? Dan mag je wel van de regels afwijken. Dit moet schriftelijk zijn vastgelegd in je algemene voorwaarden. Hierbij kan je een bepaald percentage van het totaalbedrag rekenen of alle gemaakte kosten. Dit moet wel redelijk zijn. Het minimale bedrag van €40, en maximale bedrag van €6775, gelden in dit geval nog steeds.

Heb je hulp nodig met een wanbetaler? Stuur me dan even een berichtje.

Wil je zelf aan de slag? Hier vind je een voorbeeldbrief.

Hoe beëindig ik mijn overeenkomst van opdracht?

Bij het aangaan van een overeenkomst van opdracht heb je wederzijdse verplichtingen. Toch kunnen er situaties ontstaan waardoor je hier niet (meer) aan kunt of wilt voldoen.

Of wanneer je geen behoefte meer hebt aan de dienst van de ander.

Kortom: je wilt de overeenkomst ontbinden. Maar hoe doe je dat dan?

Overeenkomst van opdracht
In deze blog vertelde ik je wat een overeenkomst van opdracht nu is en wanneer je er één nodig hebt. Korte samenvatting: ga jij voor een andere ondernemer werken (bijvoorbeeld als ondersteuning omdat hij/zij het niet meer in z’n eentje redt) of huur jij een andere ondernemer in ter ondersteuning (denk aan een virtual assistant, een freelancer etc.) dan is het verstandig om met een overeenkomst van opdracht te gaan werken.

Zo’n overeenkomst toont aan dat je niet in loondienst bent (hier zijn echter nog wel meer voorwaarden voor nodig dus aan alleen zo’n overeenkomst heb je niet genoeg) en met een dergelijke overeenkomst kun je specifiekere afspraken maken dan dat je dat doet per mail met jouw algemene voorwaarden erbij. Denk aan de duur van de overeenkomst, de vergoeding, intellectuele eigendomsrechten, aansprakelijkheid etc. etc.

Opzeggen/beëindigen overeenkomst van opdracht
Een overeenkomst van opdracht stopt meestal na een bepaalde datum of wanneer het doel, waarvoor de overeenkomst is afgesloten is behaald. Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat jouw visie op de overeenkomst verandert (omdat je stopt met het verlenen van die dienst of omdat je het zelf te druk krijgt met je ‘eigen’ klanten) en dat je deze wilt beëindigen. Bij een overeenkomst voor onbepaalde tijd is de einddatum niet bekend.

Overeenkomst is leidend
Maar, dat jij de overeenkomst wilt beëindigen wil niet zeggen dat dat altijd zomaar kan. Een overeenkomst van opdracht is vormvrij, dat wil zeggen dat er in de wet geen regels verbonden zijn aan de ‘inhoud’ van de overeenkomst of hoe de overeenkomst tot stand is gekomen. Je kunt ook afspraken maken via de mail of een WhatsAppje maar ik zou je toch aanraden alles schriftelijk vast te leggen. En er moet dus altijd gekeken worden wat er in de overeenkomst is afgesproken. Bijvoorbeeld of ontbinding is uitgesloten of alleen schriftelijk mogelijk is. Maar ook wat de opzegtermijn is en of er een schadevergoeding betaald moet worden als je de overeenkomst eerder opzegt dan dat hij zou aflopen. De wet komt dus pas om de hoek kijken wanneer je niets over ontbinding hebt afgesproken. Maar bijvoorbeeld ook bij een stilzwijgende of mondelinge overeenkomst (want hier is natuurlijk geen ‘bewijs’ van).

Geen opzegmogelijkheid in contract of overeenkomst
Maar wat nou als je hebt afgesproken dat de overeenkomst niet ontbonden mag worden? Dan kijken we naar de wet en de inhoud van het contract. Lettende op:
– Een contract voor bepaalde tijd eindigt pas na afloop van die termijn.
– Een contract voor een bepaalde opdracht eindigt als deze is afgerond.

Maar er zijn 2 opties om toch van het contract af te komen:
– Overleg met jouw opdrachtgever/opdrachtnemer om tot een beëindigingsregeling te komen. Eventueel met compensatie voor hem/haar.
– Doe een beroep op overmacht of gewijzigde omstandigheden, waardoor je de overeenkomst kunt ontbinden, aanpassen of beëindigen.

De opzegging zelf
Nu je weet waar je op moet letten bij het beëindigen van een overeenkomst van opdracht heb ik nog een aantal praktische tips (eigenlijk een stappenplan) voor je.

1. Check in de overeenkomst óf je tussentijds mag opzeggen. Zo niet, ga het gesprek aan met je opdrachtgever/opdrachtnemer.
2. Houd rekening met je opzegtermijn als die er is (bereken wat slim is om te doen en let op de datum als je opzegt zodat je niet nog een maand langer moet ‘wachten’).
3. Controleer in de overeenkomst de manier van opzeggen (schriftelijk? telefonisch? per e-mail? En zorg dat je zelf bewijs hebt van je opzegging).
4. Zorg voor een bevestiging van de opzegging (vraag om bevestiging ín je brief).
5. Zorg ervoor dat je tot het eind van de overeenkomst je werkzaamheden uitvoert en voldoet aan de lopende afspraken.

Heb jij hulp nodig bij de beëindiging van je opdracht? Stuur me even een berichtje!

Zelf je overeenkomst beëindigen? Gebruik deze voorbeeldbrief.

Wanneer moet ik mijn privacyverklaring updaten?

Wanneer je een bedrijf hebt en diensten en/of producten verkoopt, heb je te maken met persoonsgegevens van je klant.

Deze gegevens wil je natuurlijk zo goed mogelijk beschermen. Daarvoor moet je een privacyverklaring hebben. Als je op een nieuwe manier gegevens verzamelt en gebruikt, moet je dat natuurlijk wel in je privacyverklaring vermelden. Een jaarlijkse check en/of update is dus geen gek idee. Hierover meer in deze Let’s talk Legal.

Wat is een privacyverklaring en waarom is deze verplicht?
Een privacyverklaring is verplicht wanneer je persoonsgegevens opslaat, gebruikt of deelt. In de privacywetgeving wordt dit gezien als informatieplicht. Je benoemt wat je privacybeleid is en wat je met deze gegevens doet. Maar ook waarom je deze gebruikt. Deze verklaring moet makkelijk vindbaar zijn op je website of overhandigd worden op het moment dat een offerte uitgebracht wordt.

Wanneer moet je deze verklaring updaten?
De privacyverklaring is een toelichting, geen overeenkomst. Daarom mag deze eenzijdig gewijzigd worden. Deze wijzigingen zorgen ervoor dat je opnieuw de verklaring moet afleggen waarom je die gegevens gebruikt en verwerkt. Dit geldt tevens wanneer je gegevens gaat delen met nieuwe partijen, tenzij de verwerking op grond van overeenkomst of dringende noodzaak kan worden onderbouwd. Stuurde je op het moment dat je met mij contact had nog geen nieuwsbrief, en na een half jaar bijvoorbeeld wel? Pas dan jouw document aan en laat mij weten dat ik nog iets moet toevoegen aan jouw privacyverklaring. Wees hier wel zelf alert op, ik weet natuurlijk niet dat jij iets ‘nieuws’ gaat doen.

Consequenties niet hebben van een privacyverklaring
Wanneer je je niet aan de AVG houdt, kan de Autoriteit Persoonsgegevens je bedrijf een boete opleggen. De basisboete voor een overtreding van de AVG is vastgesteld op €525.000. Dit kan oplopen tot maximaal 10 miljoen euro of 2% van de wereldwijde jaaromzet van je bedrijf. Deze bedragen gelden wanneer er een verwerkingsregister ontbreekt, je een datalek niet meldt en wanneer je geen verwerkersovereenkomsten afsluit. Schendt je de privacy van de betrokkenen? Dan kan de boete zelfs maximaal 20 miljoen euro of 4% van de jaaromzet worden.

Maar er zijn ook andere consequenties, zoals corrigerende maatregelen. Dit kan een waarschuwing zijn, maar ook het opleggen van een verwerkingsverbod of het intrekken van certificaten. Hiervoor hebben zij een uitgebreide onderzoeksbevoegdheid.

Heeft iemand een klacht over privacy schending? Dan kan deze persoon naar de rechter stappen of een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan leiden tot het moeten betalen van een schadevergoeding.

Het grootste risico is imagoschade van je bedrijf. Door de media worden dit soort situaties vaak opgepikt en uitgebreid verslag van gedaan. Door de negatieve aandacht ontstaat er wantrouwen waardoor je mogelijk klanten verliest.

Verwerk je persoonsgegevens maar heb je nog geen privacyverklaring? Stuur me dan een berichtje.

Mag je een overeenkomst sluiten met een 17-jarige?

Iedereen komt in aanraking met de wet, ook minderjarigen. Dit heb je wellicht niet altijd door, omdat het alledaagse situaties betreft.

Zo mag een jongere van 17 natuurlijk gewoon een boek of tijdschrift kopen. Maar er gelden ook uitzonderingen.

Wanneer ben je minderjarig
In principe is iedereen onder de 18 jaar minderjarig. Tenzij je gehuwd bent geweest, een geregistreerd partnerschap bent aangegaan of door de rechter meerderjarig bent verklaard. Dit laatste is alleen in speciale omstandigheden mogelijk voor moeders van 16 of 17.

Toestemming
Een minderjarige van 17 mag een overeenkomst afsluiten, mits er toestemming is verleend door de ouders of wettelijke vertegenwoordiger. De toestemming kan alleen worden verleend voor een bepaalde rechtshandeling of een bepaald doel. Een ouder kan dus niet zeggen ‘je mag vanaf nu alles kopen wat je wilt’. Zonder de toestemming voor een bepaalde handeling of een bepaald doel ben je handelingsonbekwaam.

In principe mag je er vanuit gaan, wanneer een minderjarige van 17 een overeenkomst wil afsluiten, dat er toestemming is verleend. Het is namelijk onbegonnen werk om bij elke aankoop schriftelijke toestemming van de ouders te vragen. Echter moet je jezelf dan wel afvragen of de overeenkomst een ‘gebruikelijke handeling’ is voor een minderjarige van 17.

Bij bijvoorbeeld het afsluiten van abonnementen, coaching trajecten en diensten wordt een overeenkomst aangegaan voor langere tijd. Hierdoor kan het bedrag flink oplopen. Hoe duurder de aankoop of dienst, hoe kleiner de kans is dat er toestemming is gegeven. Mijn advies? Vraag je klant of hij/zij toestemming heeft van zijn/haar ouders/voogd/wettelijke vertegenwoordiger en laat hem/haar die toestemming van de ouders aan je tonen. Zo weet je dat je goed zit en krijg je geen gedoe achteraf.

Uitzonderingen
Uiteraard zijn er ook situaties waarbij de minderjarige van 17 geen toestemming nodig heeft, ondanks dat het geen rechtshandelingen die normaliter door minderjarigen worden verricht. Denk hierbij aan het aangaan van een arbeidsovereenkomst, het nemen van een besluit over orgaandonatie, medische beslissingen en het laten opstellen van een uiterste wilsbeschikking (het testament).

Overeenkomst vernietigen
In principe is een overeenkomst met een minderjarige van 17 geldig. Deze kun je wel aantasten dan wel vernietigen. Daardoor bestaat de overeenkomst niet meer en kan je als tegenpartij niets meer afdwingen. In eerste instantie ga je het gesprek aan met de ouder, wil de ouder geen toestemming geven dan zal deze moeten overgaan tot het indienen van een schriftelijk verzoek tot vernietiging. Vanaf het moment dat deze brief bij jou is ontvangen bestaat de overeenkomst niet meer en hoeft de minderjarige/ouder niet meer te betalen. Het is dan alsof de overeenkomst nooit heeft bestaan.

Dit moet wel binnen drie jaar nadat de vertegenwoordiger op de hoogte is gesteld of binnen drie jaar nadat de onbekwaamheid is geëindigd gebeuren. Daarna is de mogelijkheid tot vernietigen verjaard. Indien de vernietiging slaagt, moet het product worden teruggegeven en het aankoopbedrag moet worden terugbetaald.

Echter zijn er ook situaties waarin je de overeenkomst niet kan vernietigen. Daarbij gaat het om kleine uitgaven, zoals schoolspullen. Of vernietiging mogelijk is hangt dus af van het besteedde bedrag, wat er gekocht is en hoe oud de minderjarige is.

Meer juridische artikelen lezen?

Mag ik mijn werknemers verplichten een mondkapje te dragen?

Inmiddels is het al zes weken geleden dat de mondkapjesplicht ingegaan is. En het einde is voorlopig nog niet in zicht.

Ondanks dat we al een tijd onderweg zijn, weten veel mensen nog niet goed hoe ze hiermee om moeten gaan. Echter, wanneer je een bedrijf hebt is het belangrijk te weten wat je rechten en plichten zijn.

Mag je bijvoorbeeld je werknemers verplichten om een mondkapje te dragen? En wat kun je doen als een werknemer dit weigert? In deze blog vertel ik je daar meer over.

*geciteerde tekst uit vonnis

Uitspraak in kort geding
Afgelopen woensdag was het zover, de eerste rechtszaak over mondkapjes op het werk. In dit kort geding vonnis heeft de kantonrechter bepaald dat de verplichting tot het dragen van een mondkapje tijdens je werk, onder het instructierecht valt.

In een publieke ruimte of in geval van een contactberoep mag je je werknemers dus verplichten tot het dragen van een mondkapje. Ditzelfde geldt ook voor het dragen van een face shield. Deze moet je als werkgever beschikbaar stellen of de mogelijkheid bieden deze te declareren.

Maar ook wanneer je niet onder deze groepen valt mag je je werknemer hiertoe verplichten. Jij bent het namelijk verplicht om te zorgen voor een gezonde en veilige werkplek, dit wordt ook wel de zorgplicht genoemd. Het dragen van een mondkapje kan verspreiding van het virus voorkomen, daarmee ‘zorg’ je ervoor dat minder mensen het virus krijgen.

“Ten eerste is [x] als werkgever wettelijk verplicht de individuele belangen van haar werknemers te beschermen door zorg te dragen voor een gezonde en veilige werkomgeving. Dit brengt met zich dat [x] gedurende de corona pandemie gehouden is datgene te doen wat nodig is en wat binnen haar macht ligt om besmetting van haar werknemers op de werkvloer met het corona virus te voorkomen.”*

Wanneer wel en wanneer niet een mondkapje dragen?
In publieke en openbare binnenruimtes is een mondkapje continue verplicht wanneer je staat of loopt. Wanneer er zittend werk gedaan wordt, mag deze worden afgezet. Er moet dan wel 1,5 meter afstand zijn tussen de werknemers. Wanneer de plek verlaten wordt, moet het mondkapje ook weer gedragen worden. Voor locaties die deels overdekt en deels in de buitenlucht zijn moet een mondkapje gedragen worden op de overdekte plekken. Buiten hoef je dus geen mondkapje op.

Besmettingskans verkleinen op of tijdens het werk
Naast het dragen van een mondkapje zijn er nog andere maatregelen die je kunt treffen om de besmettingskans op of tijdens het werk te verkleinen. Als het mogelijk is, laat je je werknemers thuis werken. Wanneer dit niet kan moet er 1,5 meter afstand gehouden worden, blijf je thuis bij klachten (ook als dit een huisgenoot betreft). Wanneer er op de werkvloer een besmetting plaatsvindt, kan er door de GGD besloten worden dat je bedrijf 14 dagen moet sluiten. Daarnaast moet er goede ventilatie aanwezig zijn in het pand. Een andere mogelijkheid is werktijden te verspreiden. Op die manier zijn er kleine groepjes werknemers tegelijkertijd aanwezig.

Instructierecht
Als werkgever heb je een wettelijk instructierecht. Dit houdt in dat je werknemers zich aan jouw instructies moeten houden. Deze moeten wel gaan over het verrichten van de taken of over orde in het bedrijf. De instructies mogen niet ingaan tegen de arbeidsovereenkomst. Het verplichten van een mondkapje kun je in dit geval vergelijken met het dragen van een helm, veiligheidsschoenen of een veiligheidsbril.

“Dit instructierecht vindt zijn grondslag in artikel 7:660 BW waarin staat dat de werknemer zich moet houden aan de voorschriften omtrent het verrichten van de arbeid, alsmede aan die welke strekken ter bevordering van de goede orde in de onderneming die hem door de werkgever binnen de grenzen van algemeen verbindende voorschriften of overeenkomst, al dan niet tegelijk met andere werknemers, worden gegeven.”*

Wanneer je geen minder ingrijpende oplossing kunt bedenken, kan een mondkapjesverplichting een redelijke instructie zijn. Je moet je werknemers voorzien van mondkapjes en instrueren hoe deze op een juiste manier gebruikt worden. Hoe korter ze gedragen worden, hoe beter voor je gezondheid.

Uitzonderingen
Er zijn situaties waarin mensen geen mondkapjes hoeven te dragen waar dat wel verplicht is. Dit is wanneer je werknemer bijvoorbeeld een beperking of ziekte geen mondkapje kan dragen. Hierbij gaat het om zowel zichtbare als onzichtbare beperkingen.

Denk aan:
• Mensen die het mondkapje niet op kunnen zetten of te dragen door een aandoening in het gezicht.
• Mensen die last krijgen van hun gezondheid door bijvoorbeeld een longaandoening.
• Mensen en hun begeleiders, die belemmeringen ervaren door het dragen voor een mondkapje bij een verstandelijke beperking of psychische aandoening.
• Mensen en hun begeleiders die afhankelijke zijn van non-verbale communicatie.

Je medewerker moet zelf kunnen aantonen dat zij in aanmerking komen voor deze uitzondering. Dit kan op verschillende manieren bewerkstelligt worden.

Zo mogen ze bijvoorbeeld, wanneer het wel mogelijk is, een face shield dragen. Of ze kunnen op de site van de Rijksoverheid een kaartje printen. Hierop kan een reden worden aangegeven en/of contactgegevens van de behandelend arts, begeleider of naaste. Ook het tonen van een hulpmiddel, relevante medicatie of een afspraak brief van je arts kunnen dienen als bewijs.

Bij het maken van opnames voor radio- en televisieprogramma’s of online video content, is het dragen van een mondkapje niet verplicht. Bij video content moet het wel bestemd zijn voor publieke of commerciële mediaorganisaties. Deelnemers zijn personen die in beeld of op geluid komen. Publiek en personen achter de schermen zijn hiervan uitgezonderd én het geldt alleen tijdens de opname.

Weigeren
Houd er echter rekening mee dat niemand verplicht is medische gegevens te laten zien. In dat geval moet op een andere manier aangetoond kunnen worden dat ze onder de uitzonderingen vallen. Je kunt als werkgever je werknemer dan wel weigeren op de werkvloer, omdat er risico’s worden gevormd voor de overige werknemers. Ook kun je andere maatregelen nemen zoals is gebleken uit de rechtszaak.

Heb je nog vragen? Stuur me dan even een berichtje.

Het pand wat ik huur en waarin ik mijn bedrijf heb is afgebrand, kan ik de huurovereenkomst ontbinden?

Als er brand ontstaat in het pand dat je huurt voor je bedrijf, is dat natuurlijk erg vervelend. Er ontstaat schade of het pand is zelfs helemaal verwoest. Daardoor kan je er, al dan niet tijdelijk, geen gebruik meer van maken.

Maar waar heb je dan recht op en mag je in zo’n geval de huurovereenkomst ontbinden?

Bedrijfsschade
Stel je voor dat er brand ontstaat in het pand waar jij je restaurant huurt en exploiteert. De oorzaak is onbekend, maar het hele pand is verwoest. Dan moet er actie worden ondernomen.

Vaak zal je verhuurder het pand willen herstellen, maar dit kost tijd. Tijd waarin je niet gebruik kunt maken van het gehuurde pand. De schade die je hierdoor lijdt, wordt vaak gedeeltelijk vergoed door de verzekering en kan lijden tot de noodzaak om de huur te ontbinden. Op die manier heb je de mogelijkheid elders opnieuw te beginnen.

Procedure
Omdat er soms geen duidelijkheid is over de duur van het herstel (geen contact mogelijk met de verhuurder etc. etc.), wil je logischerwijs een vergoeding van de schade. Je kunt immers je restaurant niet draaiende houden op deze manier. De schade bestaat dan uit het niet terugverdienen van de ‘aankoop’ van de onderneming en andere investeringen als inkoop van ingrediënten.

Bij de tegeneis vordert je verhuurder nakoming door jou als huurder van de niet betaalde huurtermijnen. Hij vindt dat de ontbinding niet kan worden uitgevoerd, omdat de oorzaak ligt in de risicosfeer van jou als huurder. Als huurder kun je verweer voeren dat de oorzaak niet bij jou ligt en de huurovereenkomst ontbonden kan worden met beroep op de gebrekenregeling.

Uitspraak
In dit geval geeft de rechter jou als huurder gelijk. Het pand is tenietgedaan en maakt het huurgenot onmogelijk. Dit is een primaire verplichting van de verhuurder en wordt dus gezien als gebrek in nakoming van de verplichtingen.

De verhuurder is niet aansprakelijk door het niet informeren van de huurder. Wordt er getreuzeld bij de herbouw? Dan moet je dit kunnen aantonen om een schadevergoeding te kunnen ontvangen. De schade voor de huurder werd niet toegewezen, omdat de nalatigheid van de verhuurder niet kan worden aangetoond.

Kortom: door de gebrekenregeling is er voor zowel jou als je verhuurder een mogelijkheid voor het ontbinden van de huurovereenkomst. Hiervoor maakt de toedracht niet uit.

Op zoek naar van dit soort interessante juridische weetjes? Kijk eens bij de andere Let’s talk Legal blogs

Volg je mij al op Instagram?

Waar moet ik op letten als ik een vaststellings-overeenkomst ga ondertekenen?

Het komt regelmatig voor dat je afscheid moet nemen van je werknemer/werkgever. Zeker in tijden van crisis. Als werkgever wil je dit ontslag liever zelf regelen met je werknemer en het vastleggen in een vaststellingsovereenkomst.

Maar waar moet je als werknemer op letten bij het tekenen van zo’n overeenkomst?

Wat is een vaststellingsovereenkomst?
Een vaststellingsovereenkomst is een overeenkomst waarbij twee of meer partijen een bindende regeling treffen. Meestal om een geschil op te lossen, maar soms ook ter voorkoming hiervan. Deze overeenkomst wordt dan ook vaak gebruikt bij ontslagzaken. Hierdoor is er geen gerechtelijke procedure nodig. Door met wederzijds goed vinden op deze manier het arbeidscontract te beëindigen, behoud de werknemer het recht op een WW-uitkering.

Ook bij tijdelijke contracten kan een vaststellingsovereenkomst worden gesloten. Hierbij moet je als werkgever wel controleren of er in het contract een tussentijdse opzegmogelijkheid is opgenomen. Zo niet? Dan kan de vaststellingsovereenkomst nog steeds worden gesloten, maar heeft de werknemer pas recht op de WW-uitkering als de periode waarvoor het contract is afgesloten is afgelopen.

Bij zwangerschap of ziekte is de overeenkomst ook een mogelijkheid, maar kan je als werknemer beter niet te snel tekenen. Hiermee kan het recht op een WW-uitkering of ziektewetuitkering in het geding komen.

Inhoud van de vaststellingsovereenkomst
Wat moet opgenomen worden?
Naast onderwerpen die je zelf kunt opnemen in de vaststellingsovereenkomst, zijn er ook een aantal punten die verplicht zijn om in de overeenkomst op te nemen:

– De gegevens van de werknemer en werkgever
– De datum waarop de vaststellingsovereenkomst is ondertekend
– De datum waarop het contract beëindigd wordt
– Een neutrale reden voor het beëindigen van het contract. Dit voor het behouden van het recht op een WW-uitkering.
– Vermelding dat de keuze voor het beëindigen van het contract bij de werkgever ligt.

Er zijn ook een aantal punten die optioneel zijn, met andere woorden wat kan opgenomen worden?
Wat is de ontslagvergoeding? Heb je recht op een transitievergoeding of een hoger bedrag? De hoogte hiervan kan afhangen van wettelijke regels. In overleg kan de vergoeding worden bepaald. Deze wordt vaak hoger wanneer er geen goede reden voor het ontslag is. Verder ligt het aan de diensttijd, leeftijd en status hoe hoog deze vergoeding is.

– Of je in de periode tot aan het ontslag nog moet werken of hiervan wordt vrijgesteld. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een verstoorde arbeidsrelatie of verval van werkzaamheden. Dit zorgt ook voor meer tijd om te solliciteren voor de werknemer.

– Of je niet gebruikte verlofdagen worden uitbetaald: wordt je vrijgesteld van werk, dan vervallen niet gebruikte verlofdagen veelal. Word je niet vrijgesteld van werk? Dan worden deze verlofdagen meestal uitbetaald.

– Wanneer je bijvoorbeeld een auto, mobiel of laptop van het bedrijf hebt kan het zijn dat je deze moet inleveren, maar hierover kun je onderhandelen. Regelmatig mag de werknemer deze houden.

– Wanneer er een concurrentiebeding of relatiebeding in het contract is opgenomen moet je bespreken of deze vervallen of worden gehandhaafd. Verval is vooral in het belang van jou als werknemer als je in dezelfde branche wilt blijven werken.

– Waarschijnlijk ga je op zoek naar een nieuwe baan. Hierbij kan een positief getuigschrift helpen. Ga na bij je werkgever of je deze meekrijgt.

– Heb je een studie gevolgd op kosten van de baas? Dan kan het zijn dat je dit moet terugbetalen of dat dit juist (deels) wordt kwijtgescholden.

– Een vaststellingsovereenkomst is vaak gunstiger voor de werkgever op financieel gebied. Het is minder kostbaar dan een procedure bij de rechter. Daarnaast is het van belang dat de werknemer op de hoogte is van zijn rechten en plichten, rondom de vaststellingsovereenkomst. Daarom kan de werkgever een bijdrage leveren aan de kosten van het juridische advies.

– Is er sprake van een finale kwijting? In dat geval kan je geen aanspraak maken op andere zaken dan in de vaststellingsovereenkomst geregeld. Zo voorkom je juridische geschillen in de toekomst.

Bedenktijd
Het is natuurlijk niet netjes om je werknemer geen tijd te geven om het document goed door te lezen. Door voldoende bedenktijd te geven, kunnen zij ook advies inwinnen rondom het voorstel. Hiervoor geldt een wettelijk termijn van 2 weken. Deze termijn moet ook worden opgenomen in de vaststellingsovereenkomst. Is dit niet het geval? Dan krijgt de werknemer 3 weken de tijd om zich schriftelijk te herroepen.

Vaststellingsovereenkomst ontbinden
In uitzonderlijke gevallen is het mogelijk de vaststellingsovereenkomst te ontbinden. Bijvoorbeeld als de werkgever de werknemer onder druk heeft gezet de overeenkomst snel te tekenen. Meestal zal de wettelijke bedenktijd dit ondervangen. Een andere reden kan zijn dat de werkgever de afspraken niet nakomt en bijvoorbeeld de transitievergoeding niet uitbetaald.

Werknemer niet akkoord
Het kan verschillende gevolgen hebben als je werknemer niet akkoord gaat met de vaststellingsovereenkomst. Leidt het onderhandelen niet tot een overeenkomst? Dan wordt het dienstverband weer opgepakt of je kan als werkgever een ontslagprocedure starten. De ontslaggrond bepaalt hierbij of het ontslag via de kantonrechter of via het UWV zal lopen. Wanneer er een ontslag is aangevraagd om bedrijfseconomische redenen of langdurige arbeidsongeschiktheid, zal de werkgever het UWV om toestemming moeten vragen voor de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. In alle andere gevallen loopt dit via de kantonrechter.

Gaat de werknemer niet akkoord met de overeenkomst? Dan kan het helpen in gesprek te gaan. Door goed naar elkaars wensen te luisteren kom je vaak tot een goed samengestelde vaststellingsovereenkomst. Zorg dat je alles goed bespreekt, om latere problemen te voorkomen. Hierbij kan je de hulp van een expert in arbeidsrecht inschakelen, zodat je zeker weet dat het goed geformuleerd is.

Heb jij een vaststellingsovereenkomst ontvangen en wil je deze eerst laten checken voor je hem gaat ondertekenen? Stuur mij dan even een berichtje!

Volg je mij al op Instagram?