Geen algemene voorwaarden
Het hebben van algemene voorwaarden is erg belangrijk. Wanneer je deze niet hebt, kan dit je veel geld kosten als een klant je aansprakelijk stelt. Dat kan met deze documenten in ieder geval beperkt worden. Je kan in deze voorwaarden bijvoorbeeld opnemen dat bij opzet of grove schuld de aansprakelijkheid beperkt wordt tot het factuurbedrag. Daarnaast kan je afspraken over betaling ook vastleggen en eigendomsrechten. Denk hierbij aan auteursrechten of merkrechten. Door rechten en plichten op te nemen voorkom je discussies met je klant. Het kan tevens gebeuren dat een klant failliet raakt, daar wil je eveneens tegen beschermd zijn, zodat je niet met lege handen komt te staan. Omdat je als zzp’er de oplevering niet altijd in de hand hebt, is het belangrijk je goed te beschermen tegen schadeclaims rondom de oplevering van een product of dienst.

Overeenkomsten mondeling sluiten
Een overeenkomst komt tot stand wanneer er een aanbod wordt gedaan en deze (gelijk) geaccepteerd wordt. Is dit niet het geval, dan vervalt het aanbod. Een mondelinge overeenkomst is dus ook rechtsgeldig. De overeenkomst is dan ook (eventueel via de rechter) af te dwingen. Telefonische afspraken kun je daarom beter per mail laten bevestigen. En bij bijvoorbeeld een koopovereenkomst van een huis, deze moet altijd schriftelijk zijn en via de notaris gaan. De koop moet schriftelijk overeengekomen worden. Als je een bank koopt, is een koopcontract niet verplicht maar wel handig. Een mondelinge overeenkomst is namelijk vaak niet (eenvoudig) te bewijzen. Wanneer een van de partijen onder de overeenkomst uit wil, is er geen bewijs dat die daadwerkelijk is gesloten. Bij diensten is het eveneens verstandig een duidelijk contract of een overeenkomst op te stellen, zodat je niet voor (financiële) verrassingen komt te staan.

Geen strak incassobeleid
Het is van groot belang dat je je financiële administratie ook goed bijhoudt. Het is natuurlijk niet de bedoeling om pas twee weken na het verlopen van de factuur een herinnering te sturen. Dat doe je zo snel mogelijk. Het is verstandig de incassokosten in de algemene voorwaarden op te nemen. Denk hierbij aan de staffel voor de buitengerechtelijke incassokosten. Het is alleen mogelijk kosten, die in de wet zijn opgenomen, in rekening te brengen. Hieronder vallen bijvoorbeeld administratie kosten.

Administratie niet op orde
Een goede administratie is niet alleen van belang voor jezelf, maar ook voor de belastingdienst. Je mag bijvoorbeeld niet zomaar zelf een factuur aanpassen zonder deze te herzien of een creditfactuur te sturen. Daarnaast is het van belang om de facturen juist te nummeren en te zorgen dat deze compleet zijn.

Slechte (zelf opgestelde) contracten
Het opstellen van juiste contracten is erg belangrijk. Denk hierbij aan het invoeren van de proeftijd. Dit mag namelijk niet bij arbeidsovereenkomsten die korter dan 6 maanden duren. Daarnaast is het belangrijk om alle afspraken rondom arbeidsvoorwaarden schriftelijk vast te leggen en door de werknemer te laten tekenen. Mondelinge afspraken kunnen tijdens een geschil niet worden bewezen voor de rechter.

Het opnemen van een concurrentiebeding is soms ook van belang, maar dit mag niet in een tijdelijk contract. Wanneer er een zwaarwegend bedrijfsbelang speelt is het wel toegestaan. Dit belang moet duidelijk omschreven worden en tijdens de gehele periode van het contract van toepassing zijn. Geef in dit beding aan welke werkzaamheden de werknemer niet mag uitvoeren en voor welke periode. Ook kan het gebeuren dat standaardcontracten verlopen. Denk hierbij aan de invoering van de Wet werk & zekerheid. Een maand voor het verlopen van een contract moet de werknemer op de hoogte worden gesteld of hij/zij wel of niet in dienst blijft. Ook mag je niets aan een contract veranderen, mits je toestemming hebt van de werknemer. Door een wijzigingsbeding op te nemen wordt dit makkelijker. Hier kun je een beroep op doen als het bedrijfsmatig van belang is wijzigingen aan te brengen. Personeelsdossiers zijn nog ook steeds van belang. Hierin leg je de persoonsgegevens vast, maar ook verslagen van beoordelingsgesprekken, afspraken over eventuele opleidingen en waarschuwingen. Kortom: alles wat belangrijk is voor de ontwikkeling van je personeel. Wanneer je een ontslagaanvraag indient, wil de rechter functioneringsdocumenten inzien. Is het dossier niet op orde, dan kan deze aanvraag worden geweigerd.

Heb jij een vraag over een van de juridische valkuilen en hoe ik je kan helpen? Let me know!