Wat moet ik doen als er een fout op mijn factuur staat?

veritas-factuur

Fouten maken is menselijk. Zo kan het ook gebeuren dat je een fout maakt in het opstellen van je factuur. Echter is het herstellen hiervan niet zo eenvoudig. Je mag namelijk niet zomaar een factuur aanpassen en opnieuw versturen.

Wat is een factuur
Een factuur is niets meer dan een betaalverzoek en dus eigenlijk geen wettelijk bindend document. Het is een soort bevestiging van mondelinge of schriftelijke afspraken. Toch zitten er wel een aantal wettelijke eisen aan zo’n factuur. Daarom is het mogelijk deze te herzien als je een fout hebt gemaakt. De factuur mag in die zin worden aangepast, dat hij klopt met deze gemaakte afspraken en de wettelijke eisen. Dus dat jij een product of dienst levert tegen een afgesproken prijs en dat je deze op de juiste manier op de factuur vermeld. Breng je per ongeluk te weinig in rekening op de factuur, dan dient de klant het tekort alsnog te betalen. Andersom geldt het natuurlijk ook: als de klant teveel betaalt, stort je het overschot terug.

Een fout corrigeren
Je mag dus niet zomaar een fout corrigeren. Het maken van een credit nota is wettelijk verplicht. Je kan ook, wanneer je er snel achterkomt, de klant bellen en vragen of je de nota als ‘niet verstuurd’ kan beschouwen. Het is verstandig beiden per mail te bevestigen hiermee akkoord te gaan. Vervolgens stuur je direct een nieuwe factuur. Het herzien van een factuur is ook mogelijk wanneer de termijn al verstreken is. Dit geldt totdat de factuur verjaart. Deze termijn hangt af van meerdere factoren, maar de periode ligt meestal tussen de 2 en 5 jaar.

Credit- of debetnota
Heeft je klant teveel betaald of een product retour gestuurd? Dan maak je eerst een credit nota. Hiermee compenseer je een eerder gemaakte factuur. Pas daarna mag je een nieuwe factuur aanmaken. Doordat je de foute factuur en credit nota tegen elkaar weg streept, blijft alleen de nieuwe juiste factuur over. Op de credit nota zet je dan het juiste bedrag. Hierbij verwijs je op de creditfactuur naar het factuurnummer van de oorspronkelijke factuur. Deze nieuwe factuur krijgt een eigen nummer.

Btw fouten
Wanneer je een dienst of product afneemt, heb je recht op vooraftrek van de btw. Dit kan echter komen te vervallen, als er hierbij een fout wordt gemaakt op de factuur. Dit is echter het geval met meerdere en grotere fouten in een factuur. Noem je een postbus in plaats van vestigingsadres? Dan mag de belastingdienst niet ingrijpen.

Tips voor een goede factuur
• Zorg dat het rekeningnummer duidelijk vermeld is.
• Controleer het bedrag en de omschrijving op onjuistheden.
• Check voor facturatie of je het juiste BTW tarief en de juiste code gebruikt.
• Vermeld duidelijk de factuurdatum. Dit beïnvloedt de dag waarop betaald moet worden.
• Zorg dat alle gegevens zoals klantnaam, adres en factuurnummer kloppen.
• Vermeld je KvK en btw nummer, dit is verplicht.

Heb jij een foute factuur verstuurd en hulp nodig bij het herstellen van de fout? Ik help je graag!

Leave a comment